EU-gemachtigde voor GPSR: zo blijf je compliant wanneer je in de EU verkoopt

In de eerste drie maanden nadat de Algemene Verordening Productveiligheid (GPSR) op 13 december 2024 van kracht werd, hebben we twaalf nieuwe merken verwelkomd die dezelfde e-mail van Amazon hadden ontvangen: "Je vermeldingen worden binnen 30 dagen opgeschort tenzij je EU-nalevingscontactgegevens verstrekt." De meesten van hen hadden geen idee wat die gegevens waren of waar ze die konden krijgen. Deze gids is geschreven voor die lezer, de niet-EU fabrikant of online verkoper die plotseling een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig heeft en een duidelijk, praktisch antwoord wil in plaats van weer een compliance-tekstboekartikel.

Je zult ontdekken wat een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor GPSR eigenlijk doet, wanneer je er een nodig hebt en wanneer niet, hoe onze onboarding stap voor stap eruitziet, en hoeveel het kost. Waar nuttig, delen we wat we hebben gezien met echte klanten, geanonimiseerd. Wij zijn Westwood Sourcing, gevestigd in Breda, en we fungeren momenteel als EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor meer dan 200 niet-EU merken onder GPSR, Medische Hulpmiddelen Klasse I en Cosmetica.

Wat is een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger onder GPSR?

De Algemene Verordening Productveiligheid (Verordening (EU) 2023/988) vereist dat elk consumentenproduct dat in de EU wordt verkocht een benoemde EU-gevestigde economische operator heeft die wettelijk verantwoordelijk is voor veiligheid en nalevingsverplichtingen. Voor verkopers die buiten de EU zijn gevestigd, is die operator meestal een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger die is aangesteld via een schriftelijke volmacht (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988, Artikel 16).

In de praktijk is de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger de officiële EU-contactpersoon voor drie groepen: marktplaatsen zoals Amazon en Etsy die om nalevingsdetails vragen, EU-markttoezichtautoriteiten zoals de Nederlandse NVWA, en consumenten die een verantwoordelijke partij binnen de EU moeten bereiken. De rol omvat documentcontroles, communicatie met autoriteiten, coördinatie van corrigerende maatregelen, en het tonen van EU-contactgegevens op ejouw product of verpakking.

Als je een bredere uitleg wilt over het gemiddelde verschil tussen een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger en de medische-hulpmiddelen versie (EC REP), hebben we een apart artikel over EU REP vs EC REP.

Wie heeft er eigenlijk een vertegenwoordiger nodig?

De duidelijkste manier om het te weten is per categorie. Je hebt een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig voor GPSR als alle drie deze voorwaarden op jou van toepassing zijn.

Je verkoopt fysieke, niet-voedselconsumptieproducten in de EU. De GPSR dekt bijna elk product dat een consument kan kopen: elektronica, speelgoed, kleding, meubels, cosmetica-verpakkingen, gereedschap, huishoudelijke artikelen. Voedsel, geneesmiddelen, luchtvaartapparatuur en een handvol andere categorieën vallen onder aparte regelgeving.

Je bent gevestigd buiten de EU. Als je bedrijfsregistratie in de VS, VK, Canada, Australië, China of een ander niet-EU-land is, heb je een in de EU gevestigde verantwoordelijke economische operator nodig. Verkopen vanuit Noorwegen of Zwitserland telt ook als niet-EU voor dit doel.

Je hebt nog geen EU-importeur of fulfilmentprovider die deze rol op zich neemt. Soms fungeert een bestaande partner al als je EU-economische operator, hetzij omdat zij je goederen fysiek importeren, hetzij omdat zij de compliance-mandaat schriftelijk hebben aanvaard. Controleer het contract, want de meeste expediteurs en 3PL's weigeren deze rol expliciet.

If you are the EU importer yourself, you do not need an Authorised Representative but you do take on the obligations directly. We explain what that means here.

Als alle drie waar zijn, heb je een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig. Als een van hen niet waar is, heb je die waarschijnlijk niet nodig, en is het betalen voor een vertegenwoordiger weggegooid geld. Twee situaties die we regelmatig zien en willen benadrukken: dropshipping vanuit China zonder enige EU-aansluiting activeert nog steeds de vereiste als de eindconsument in de EU is, en verkopen via de EU-marktplaatsen van Amazon activeert bijna altijd de vereiste, zelfs als je het product zelf nooit ziet of aanraakt.

Wat onze EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger service daadwerkelijk doet

Niet-EU verkopers denken vaak aan de EU AR als "een stempel op papier" of "een adres om op het label te zetten". Het is meer dan dat. Dit is wat we voor onze 200+ huidige klanten onder the GPSR-mandaat afhandelen.

Aangemelde contactpersoon voor marktplaatsen. Wanneer Amazon, Etsy, TikTok Shop of Alibaba EU-nalevingsdetails aanvraagt, komen onze naam en adres op je vermelding. We houden de antwoorden klaar zodat je niet hoeft te onderhandelen over nalevingsformulieren met een ondersteuningsteam in een andere tijdzone.

Aangemelde contactpersoon voor EU-autoriteiten. Als de NVWA, de Duitse BAuA, de Franse DGCCRF of een andere markttoezichthoudende instantie een vraag heeft, nemen ze contact met ons op. We sturen het verzoek naar je door, helpen vertalen wat ze nodig hebben, en coördineren the reactie.

Documentatie controles. We verifiëren dat je productveiligheid documentatie (testrapporten, technisch dossier, EU-verklaring van overeenstemming waar vereist) bestaat en compleet is voordat er iets misgaat. Niet het creëren van de documentatie, maar controleren of deze er is.

Ondersteuning tijdens terugroepacties en corrigerende maatregelen. Als een product onveilig blijkt te zijn of wordt gemarkeerd, helpen we de reactie te coördineren: het informeren van de juiste autoriteiten, het publiceren van veiligheidswaarschuwingen, het beheren van communicatie met retailers. Niemand plant dit, maar als het gebeurt wil je dat het snel verloopt.

Contact details op het product. De GPSR vereist duidelijke EU-contactinformatie op het product, de verpakking of bijbehorende documenten. We leveren de exacte formulering en indeling die je moet toevoegen.

Één mandaat dekt alle 27 EU-lidstaten. Je hebt niet elke keer een aparte vertegenwoordiger in elk land nodig. Eén schriftelijke machtiging bij ons dekt Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje, Nederland en elke andere EU-lidstaat (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988).

Een echt geval: Amerikaanse speelgoedverkoper, drie weken voor opschorting van de vermelding

Een van onze klanten, een in de VS gevestigde kinder speelgoedmerk, nam begin januari 2025 contact met ons op. Ze hadden een Amazon-bericht ontvangen waarin werd gedreigd hun EU-vermeldingen binnen 21 dagen op te schorten tenzij ze een geldige EU Verantwoordelijke Persoon contactpersoon zouden opgeven.

Dag 1: Ze vulden ons intakeformulier in en stuurden ons hun bestaande product veiligheidsdocumentatie, plus hun Amazon verkoper ID. We bevestigden dat GPSR van toepassing was op hun producten (speelgoed valt altijd onder de reikwijdte) en dat er geen bestaande EU partner de rol dekte.

Dag 2: We ondertekenden de schriftelijke machtiging, voegden ze toe aan ons klantenregister, en verstrekte de exacte EU contactformulering die ze nodig hadden om toe te voegen aan hun Amazon vermeldingen en fysieke productverpakking.

Dag 4: Ze werkten hun Amazon-vermeldingen bij met onze naam en het adres in Breda als de EU Verantwoordelijke Persoon. Amazon accepteerde de nalevingsdetails binnen 48 uren en de dreiging van opschorting werd opgeheven.

Week 3: De Nederlandse NVWA stuurde ons een routine documentatieverzoek voor een van hun SKU's. We haalden het relevante EN 71 veiligheids test rapport uit het bestand dat de klant met ons had gedeeld, stuurden het door naar de NVWA, en sloten het verzoek binnen vier werkuren af. De klant, in Californië, was op weg naar de lunch en hoefde er niet naar om te kijken.

Totale tijdsinvestering van de klant over die drie weken: ongeveer 90 minuten. Totale kosten: 150 EUR voor het eerste jaar van dekking. Dat is het resultaat waar we op optimaliseren.

Inwerken in 5 stappen

Instellen neemt een halve dag van je tijd of minder in beslag. Dit is de workflow die we gebruiken met e elke nieuwe klant.

1. Intake en productcategorie controle. Je deelt wat je verkoopt, waar je het verkoopt, en eventuele bestaande nalevingsdocumentatie. We bevestigen dat GPSR van toepassing is en dat onze opdracht je categorieën dekt.
2. Schriftelijke opdracht. We sturen een document met een pagina opdracht. Je ondertekent, wij ondertekenen. Dit is je wettelijke aanstelling van Westwood Sourcing als je EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger onder GPSR.
3. EU contactgegevens pakket. We geven je de exacte tekst die je aan je product, verpakking of bijbehorende documenten moet toevoegen, plus de exacte velden die je moet invullen op Amazon, Etsy, Alibaba of je eigen site.
4. Toegang tot documentatie. Je geeft ons toegang tot je productveiligheidsdossier (testverslagen, Conformiteitsverklaring waar nodig, risicoanalyse). We controleren of het volledig is en markeren eventuele hiaten.
5. Live listing update. You update your marketplace listings and product labels with the new EU contact. From that moment you are covered.

Stappen 1 tot 3 kunnen dezelfde dag worden voltooid. Stap 4 duurt meestal een week omdat de meeste klanten documentatie van hun fabriek of vorige nalevingsprovider moeten verzamelen. Stap 5 hangt af van je lijstvolume.

Prijzen en wat je krijgt

Onze GPSR EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger service is een vast jaarlijks bedrag.

Er zijn geen per-SKU toeslagen, geen verborgen kosten voor autoriteitsverzoeken, geen extra kosten wanneer you een nieuwe marktplaats toevoegt. Als een compliance situatie zo groot wordt dat het gaat buiten normale vertegenwoordiging (bijvoorbeeld, een volledige productterugroepactie die ter plaatse coördinatie in meerdere landen vereist), bespreken we dat apart in vooruit.

For medical devices (Class I) and cosmetics we have separate services with their own pricing, both listed on our shop pages.

Wanneer onze service niet de juiste fit is

Wij zijn niet de juiste EU AR voor iedereen, en we vertellen klanten dit openhartig. Drie situaties waarbij we je elders naartoe zouden sturen.

Je verkoopt medische apparaten in Klasse IIa of hoger, of in vitro diagnostiek. Die vereisen een EC REP onder MDR of IVDR met specifieke apparaatklasse ervaring. Onze Medical Devices Class I service dekt geen hogere klassen.

Je bent al gedekt door een EU-importeur die de rol van verantwoordelijke economische operator schriftelijk heeft aanvaard. In dat geval heb je ons niet nodig. Bespaar de 150 EUR.