Een leverancier op een sourcingplatform stuurt perfecte samples, antwoordt binnen het uur en laat foto's zien van een drukke productievloer. Je plaatst je eerste grote order. Zes weken later komen de goederen te laat binnen, kloppen de kleuren niet, en blijkt de order doorgeschoven naar een werkplaats waar je nooit van hebt gehoord.
Niets daarvan zie je aan een sample. Je ziet het pas als iemand door de fabriek loopt. Daar is een factory audit voor: hij beantwoordt de vraag of deze fabriek jouw product kan maken, in jouw volume, en dat steeds opnieuw.
- Wat een factory audit is, en wat niet
- Wat een auditor controleert
- Wanneer je een factory audit nodig hebt
- Hoe een audit samenhangt met de EU-regels
- Wat een audit je niet vertelt
- Checklist
Wat een factory audit is, en wat niet
Een factory audit is een beoordeling ter plaatse van de gebouwen, processen en organisatie van een fabrikant. Een auditor bezoekt de productielocatie, bekijkt documenten en fotografeert wat hij ziet. Jij krijgt een rapport over wat de fabriek wel en niet kan.
Een audit wordt makkelijk verward met drie andere controles. Die beantwoorden elk een andere vraag:
| Controle | Welke vraag | Wanneer | Prijs bij Westwood (excl. btw) |
|---|---|---|---|
| Leveranciersverificatie | Bestaat dit bedrijf, en is het wat het zegt te zijn? | Voor je eerste betaling | 120 euro |
| Factory audit | Kan deze fabriek je product steeds goed maken, in jouw volume? | Voor een grote order of voordat je opschaalt | 540 euro in China |
| Inspecties, zoals een pre shipment inspection | Is deze partij goed? | Tijdens en na de productie | 250 euro per locatie per dag |
| Certificeringsaudit, zoals ISO 9001 of een sociale audit | Voldoet de fabriek aan een gepubliceerde norm? | Door de certificerende instelling, volgens haar eigen planning | Meestal betaald door de fabriek |
Een certificaat is nuttig, maar het is iets anders dan een audit voor jouw order. Vraag het op, vergelijk naam en adres op het certificaat met de fabriek waarmee je werkt, en kijk of het nog geldig is. Grote Europese winkelketens vragen vaak om een sociale audit volgens een erkend systeem, zoals amfori BSCI of SMETA. Veel kleinere importeurs hebben die niet nodig, maar willen toch weten wie hun goederen maakt.
Wat een auditor controleert
We auditen fabrieken in zestien landen, overal met dezelfde checklist. Die gaat over zes onderdelen:
| Onderdeel | Waar de auditor naar kijkt |
|---|---|
| Bedrijf en locatie | Bedrijfsvergunning, bedrijfsstructuur, grootte en indeling van de fabriek, aantal medewerkers en productielijnen |
| Productiecapaciteit | Staat van machines en apparatuur, capaciteit vergeleken met je ordervolume, procesverloop en knelpunten |
| Kwaliteitssystemen | Controle van inkomende materialen, controles tijdens de productie, eindcontrole, documentatie en traceerbaarheid |
| Management en processen | Productieplanning, opleiding van en toezicht op medewerkers, hoe problemen worden gemeld en opgelost |
| Risico's | Gebruik van onderaannemers, onregelmatigheden in de productie, kans op vertraging of op problemen als het volume stijgt |
| Sociale en ethische naleving | Arbeidsomstandigheden en veiligheid op de werkvloer, gebruik van beschermingsmiddelen, werktijden en lonen |
De belangrijkste bevinding is vaak eenvoudig: wordt je product echt op deze plek gemaakt? Een handelsbedrijf kan een goede partner zijn, maar je moet weten dat je met een handelsbedrijf te maken hebt, en welke fabriek het gebruikt.
Wil je weten of je leverancier kan leveren voordat je een grote order plaatst? Onze factory audit geeft je een rapport met foto's, de sterke en zwakke punten van de fabriek en praktische aanbevelingen.
Wanneer je een factory audit nodig hebt
Niet elke order heeft een audit nodig. Voor een kleine proeforder zijn een leveranciersverificatie en een inspectie voor verzending meestal genoeg. Een audit betaalt zich terug in deze situaties:
- Je order is veel groter dan je samples. Een fabriek die 500 stuks goed maakt, heeft misschien niet de mensen, machines of materialen voor 20.000.
- Je kunt het productieadres niet bevestigen. Is de leverancier vaag over waar de goederen worden gemaakt, of is het adres op de bedrijfsvergunning een kantoor, dan laat een audit op het opgegeven productieadres zien of je goederen daar echt worden gemaakt.
- Je stapt over op een nieuwe fabriek of een nieuwe productgroep. Ervaring met het ene product zegt weinig over het andere, zeker als er andere materialen of processen bij komen kijken.
- Er ging al iets mis. Late leveringen of een afgekeurde inspectie zijn een reden om naar de oorzaken in de fabriek te kijken, niet alleen naar de volgende partij.
- Je verkoopt onder je eigen merk in de EU. Dan geld je als fabrikant, met de plichten die daarbij horen. Het volgende deel legt uit waarom de fabriek dan ook jouw zaak is.
Hoe een audit samenhangt met de EU-regels
Voor de meeste consumentenproducten is een factory audit geen wettelijke plicht in de EU. Maar twee EU-verordeningen maken wat er in de fabriek gebeurt belangrijker voor verkopers die producten op de EU-markt brengen.
De Algemene productveiligheidsverordening. Verkoop je een product onder je eigen naam of merk, dan geld je als fabrikant volgens de Algemene productveiligheidsverordening (GPSR, Verordening (EU) 2023/988, artikel 3, punt 8). Fabrikanten moeten procedures hebben zodat producten die in serie worden gemaakt aan het algemene veiligheidsvereiste blijven voldoen (artikel 9, lid 4), en op hun producten moet een type-, partij- of serienummer of een ander identificatiemiddel staan (artikel 9, lid 5). Beide hangen af van de fabriek: van de controle van inkomende materialen, de controles tijdens de productie en de traceerbaarheid. Een audit laat zien of die systemen er zijn. Ons artikel over de GPSR-risicoanalyse legt uit wat de fabrikant moet vastleggen.
De verordening over dwangarbeid. Vanaf 14 december 2027 mogen marktdeelnemers met dwangarbeid vervaardigde producten in de EU niet in de handel brengen of op de markt aanbieden, en ze ook niet uitvoeren (Verordening (EU) 2024/3015, artikelen 3 en 39). Dat geldt ook voor online verkoop gericht op eindgebruikers in de EU (artikel 4). Stelt de leidende bevoegde autoriteit een overtreding vast, dan verbiedt ze de producten en beveelt ze dat die uit de handel worden genomen en worden verwijderd (artikel 20). Producten die de eindgebruikers al hebben bereikt, vallen daar niet onder (artikel 1, lid 2). De verordening schept zelf geen extra zorgvuldigheidsverplichtingen (artikel 1, lid 3). Een audit kan niet bewijzen dat er nergens in een keten dwangarbeid is, maar het sociale deel van een audit geeft je vastgelegde informatie uit de eerste hand over werktijden, lonen en omstandigheden in de fabriek die jouw goederen maakt.
Neemt een markttoezichthouder contact met je op over een product, dan gaan de vragen over de documentatie en de productie erachter. Ons artikel over wat je doet als je een brief van een markttoezichthouder krijgt bespreekt een echte zaak.
Wat een audit je niet vertelt
Een audit is een momentopname van de fabriek op de dag van het bezoek. Als je de grenzen kent, gebruik je hem beter:
- Hij controleert je partij niet. Een fabriek met goede systemen kan toch een slechte partij maken. Daarvoor zijn inspecties, zoals een pre shipment inspection op basis van de AQL-tabellen.
- Hij gaat over één locatie. Grondstoffen en onderdelen van andere leveranciers vallen erbuiten, tenzij je die leveranciers ook laat auditen.
- Hij laat de situatie op dat moment zien. Fabrieken wisselen van personeel, eigenaar en onderaannemers. Herhaal de audit bij een vaste leverancier als volumes of producten veranderen.
- Hij vervangt geen testen. Of je product aan de EU-eisen voldoet, bijvoorbeeld voor chemische stoffen, blijkt uit testrapporten, niet uit een audit.
Checklist
- Controleer of de leverancier bestaat en bekijk de bedrijfsvergunning voordat je iets betaalt.
- Vraag waar je product wordt gemaakt, en of een deel van het werk naar een onderaannemer gaat.
- Laat de fabriek auditen voor een grote eerste order, voordat je opschaalt of als je van fabriek wisselt.
- Vergelijk de capaciteit in het auditrapport met je ordervolume en leverdatum.
- Bekijk de kwaliteitssystemen: controle van inkomende materialen, controles tijdens de productie en traceerbaarheid met partijnummers.
- Lees het sociale deel, zeker vanaf 14 december 2027, als de verordening over dwangarbeid geldt.
- Vraag certificaten op en controleer naam, adres en geldigheid.
- Laat elke partij inspecteren voor verzending, ook als de audit goed was.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid (GPSR), artikel 3, punt 8, en artikel 9, leden 4 en 5. EUR-Lex
- Verordening (EU) 2024/3015 betreffende een verbod op met dwangarbeid vervaardigde producten op de markt van de Unie, artikel 1, leden 2 en 3, en artikelen 3, 4, 20 en 39. EUR-Lex
- Westwood Sourcing, beschrijving van de dienst Factory Audit en de auditchecklist.
- Geraadpleegd in oktober 2026.
