GPSR voor importeurs uit Azië: wat EU-importeurs daadwerkelijk moeten doen

Als je een in de EU gevestigde onderneming bent die consumentenproducten uit Azië importeert, heeft de Algemene Verordening Productveiligheid (GPSR) de situatie veranderd op 13 december 2024. Voor die datum vertrouwden de meeste importeurs op hun Chinese of Vietnamese leveranciers om "de naleving te regelen". Na die datum ben je wettelijk verantwoordelijk onder EU-recht, ongeacht of je leverancier helpt of niet. In de praktijk zien we nu twee groepen importeurs: degenen die zich hebben voorbereid en dat kunnen bewijzen, en degenen die een documentatieverzoek van de NVWA hebben ontvangen en niet binnen de deadline konden antwoorden.

Dit artikel is geschreven voor de tweede groep, of voor iedereen die ervoor wil zorgen dat ze er nooit in belanden. Wij zijn Westwood Sourcing, gevestigd in Breda, en we sourcen sinds 2019 vanuit Azië voor EU-klanten. Sinds de inwerkingtreding van de GPSR hebben we meer dan 40 EU-importeurs geholpen hun leveranciersprocessen te herstructureren zodat ze echt compliant zijn, en niet alleen op papier.

Wat GPSR is, in één alinea

De Algemene Verordening Productveiligheid (Verordening (EU) 2023/988) is van toepassing op bijna alle niet-voedselconsumptieproducten die op de EU-markt worden gebracht. Het verving de oude Richtlijn Algemene Productveiligheid op 13 december 2024. De kernvereiste is dat elk product veilig, traceerbaar en ondersteund door adequate documentatie moet zijn, en dat een benoemde in de EU gevestigde economische operator wettelijk verantwoordelijk is voor de naleving (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988). Voor een uitgebreidere uitleg, zie onze artikelen over EU REP vs EC REP en wat een EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger voor GPSR daadwerkelijk doet.

Waarom EU-importeurs andere verplichtingen hebben dan niet-EU-verkopers

Dit is waar een hoop verwarring zit. Als je een bedrijf bent dat geregistreerd is in Nederland, België, Duitsland of een ander EU-land en je importeert uit Azië, heb je geen EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger nodig. Jij bent zelf de verantwoordelijke economische operator. Dat is een goede zaak (geen extra 150 EUR jaarlijkse kosten) en een slechte zaak (alle compliance verplichtingen komen op jouw bureau).

Niet-EU verkopers (VS, VK, China-gebaseerde e-commerce merken) moeten iemand in de EU aanstellen. Dat is wat we in blog 2 hebben behandeld. Maar als je de EU-importeur bent die goederen zelf binnenbrengt, neem je de verantwoordelijkheden direct op je onder Artikel 4 van de GPSR (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988, Artikel 4). Je Chinese leverancier is niet jouw verantwoordelijke economische operator, ongeacht wat jouw Alibaba contact zegt.

Concreet, betekent dit dat je de veiligheidsdocumentatie moet verifiëren voordat je goederen op de markt plaatst, een technisch dossier 10 jaar moet bijhouden, traceerbaarheid moet waarborgen, je naam en contactgegevens op het product of de verpakking moet plaatsen, en moet samenwerken met de markttoezichtautoriteiten als ze aankloppen.

De vijf dingen die GPSR van jou vereist als EU-importeur

We werken deze lijst door met elke nieuwe inkoopklant. Het is de kortste weg naar compliance zonder te betalen voor dingen die je niet nodig hebt.

1. Geverifieerde productveiligheidsdocumentatie voordat goederen de fabriek verlaten. Je leverancier moet testverslagen leveren die bewijzen dat het product voldoet aan de relevante EN geharmoniseerde normen (voor speelgoed is dat EN 71, voor elektrische apparaten vaak EN 60335, voor textiel de REACH Bijlage XVII stofbeperkingen). Je hebt dit nodig voordat de verzending plaatsvindt, niet erna. Zodra de container in Rotterdam is en de NVWA vraagt, "te laat" is geen verdediging.
2. A complete technical file, kept for 10 years. Het technische dossier is je conformiteitsdossier per product. Het bevat de specificaties, de risicoanalyse, de testrapporten, de Verklaring van Conformiteit (indien van toepassing), het labelen en het verpakkingsontwerp, en de historie van eventuele productwijzigingen. De meeste importeurs die we onboarden hadden er helemaal geen toen ze bij ons kwamen.
3. Producttraceerbaarheid door de hele aankoopketen. Elk product heeft een identificator nodig (batch nummer, serienummer, modelnummer) waarmee je het kunt terugvoeren naar een specifieke productierun en, indien nodig, het terugroepen. Als een batch een defect heeft, moet je in staat zijn te zeggen "aangetaste eenheden zijn batchcode XYZ geproduceerd in week 34". Als je dat niet kunt, moet je mogelijk alles terugroepen.
4. Contactgegevens van de EU-importeur op het product of verpakking. Je bedrijfsnaam en een manier om contact met je op te nemen moeten duidelijk zichtbaar zijn. Dit stelt consumenten en autoriteiten in staat om de verantwoordelijke partij in de EU te bereiken. Het adres van je Chinese fabriek is niet genoeg.
5. Samenwerking met EU-marktoezicht autoriteiten. Als de NVWA (in Nederland), de Duitse BAuA, of een andere markttoezichthoudende instantie om documentatie of monsters vraagt, moet je binnen hun tijdsbestek reageren (meestal een paar dagen tot een paar weken afhankelijk van de urgentie). Als het product potentieel onveilig is, moet je corrigerende maatregelen nemen, wat een volledige terugroepactie kan betekenen.

Hoe te controleren of je Aziatische leverancier GPSR-klaar is

Niet elke Chinese of Vietnamese fabriek is op hetzelfde niveau. Sommige grote bedrijven hebben volledige EN-standaard testrapporten op aanvraag, sommige kleinere fabrieken hebben nooit van GPSR gehoord. Hier is wat je moet controleren, in de volgorde waarin we het doen.

Vraag om het exacte testrapport, op basis van het EN-standaardnummer. Accepteer niet "we hebben alle noodzakelijke certificeringen". Vraag om het EN 71 rapport als het een speelgoed is, het EN 60335 rapport als het een huishoudelijk elektrisch apparaat is, de REACH Bijlage XVII test als het textiel of meubels zijn. Het rapport moet zijn uitgegeven door een erkend testlaboratorium, gedateerd binnen de laatste 3 jaar, en overeenkomen to de specifieke productmodel dat je bestelt.

Verifieer het testlaboratorium. Uit onze ervaring dient ongeveer 15% van de Chinese leveranciers rapporten in van niet-geaccrediteerde laboratoria of laboratoria die niet bestaan. Controleer de naam van het laboratorium op ILAC MRA (International Laboratory Accreditation Cooperation) of het equivalente in jouw land. Als het laboratorium niet te vinden is, is het rapport waardeloos.

Controleer de Conformiteitsverklaring (waar vereist). Voor producten die vallen onder CE-markering richtlijnen (elektrische apparaten, speelgoed, machines, PBM, enz.), moet er een Conformiteitsverklaring worden opgesteld. Vraag om een voorbeeld DoC voor jouw product. Veel fabrieken zullen er een voor je opstellen als je aandringt, sommige zullen niet, en dat zegt iets over hun nalevingsniveau.

Doe een fysieke monstercontrole tegen het rapport. Het rapport zegt "batterijcapaciteit 2000mAh, plastic Type ABS". Controleer of het werkelijke product overeenkomt. We hebben te veel gevallen gezien waarin het rapport echt is maar correspondeert met een ander product dan wat daadwerkelijk wordt verzonden.

Ask about their process for compliance updates. GPSR is not the last regulation coming. PPWR applies from 12 August 2026 and we set out what that means in practice separately. EPR programmes vary per member state. A supplier who cannot explain how they handle regulatory updates will leave you exposed to the next round.

Een echt geval: Nederlandse elektronica importeur, vermeden een terugroepactie

Een van onze inkoopklanten, een Nederlandse importeur van USB-C opladers, kwam in oktober 2024 bij ons met een bestelling die ze op het punt stonden te plaatsen bij een fabriek in Shenzhen. De fabriek had een testrapport geleverd dat "professioneel uitzag", 40 pagina's, Engels, met foto's en technische metingen. We hebben het beoordeeld als onderdeel van het inkoopproces.

Twee problemen kwamen binnen een uur naar voren. Ten eerste was het rapport van een laboratorium dat niet op het ILAC MRA-register stond, wat we na 15 minuten zoeken ontdekten. Ten tweede betrof het rapport een andere productvariant dan wat de klant daadwerkelijk bestelde, het rapport was voor het 20W-model maar de bestelling was voor het 30W-model.

We hebben beide aan de fabriek gemeld. De fabriek erkende de discrepantie, vond een juiste EN 60950-1 test bij een Bureau Veritas-faciliteit in Shenzhen (kostte de klant 380 EUR, voegde twee weken toe), en heruitgegeven het rapport voor het juiste product. Zes maanden later deed de NVWA een steekproefcontrole op een van de zendingen van de klant nadat een soortgelijk product van een concurrent was gemeld vanwege oververhitting. De klant stuurde ons de aanvraag, wij hebben de juiste documentatie doorgestuurd, en de controle werd dezelfde dag afgesloten.

Zonder de initiële ontdekking zou de klant 3.000 eenheden hebben geïmporteerd op basis van een vals rapport, en zou hij ofwel geconfronteerd zijn met een kostbare terugroepactie of een marktterugtrekking. De 380 EUR vooraf heeft een probleem met vijf cijfers stroomafwaarts bespaard.

Wat te doen als je al hebt geïmporteerd zonder de juiste GPSR-documentatie

Dit is een veelvoorkomende situatie. Je hebt goederen in je magazijn, je verkoopt ze al, en je realiseert je nu dat de documentatie dun is. Panikeer niet en stop niet met verkopen (dat creëert zijn eigen problemen). Doe dit in plaats daarvan.

1. Doe een risicogebaseerde inventaris. Welke van jeproductlijnen zijn het hoogste risico (producten die op huid gaan, speelgoed voor kinderen onder de 3, alles wat elektrisch is)? Prioriteer documentatie voor die eerst.
2. Neem contact op met jeleverancier voor de ontbrekende documentatie. Vraag om de testrapporten, DoC en technische specificaties voor elk product. Geef ze een redelijke deadline (2 tot 3 weken). Als ze niet kunnen leveren, is dat op zich een compliance-signaal.
3. Waar je geen documentatie kunt krijgen, laat onafhankelijke testen uitvoeren. In de EU of bij een gecertificeerd laboratorium in Azië (SGS, Bureau Veritas, TUV, Intertek). Voor een typisch consumentenelektronicaproduct kost dit 250 tot 800 EUR per SKU. Niet goedkoop, maar veel goedkoper dan een door de autoriteit opgelegde terugroepactie.
4. Update je labeling. Als je naam en EU-contactgegevens niet op het product of verpakking staan, voeg dan stickers toe als een tijdelijke maatregel en werk het ontwerp van de verpakking voor de volgende productie run bij.
5. Documenteer wat je deed en wanneer. Als een autoriteit je ooit vragen stelt, is het aantonen dat je redelijke corrigerende maatregelen hebt genomen zodra je het wist materieel beter dan niets tonen.

Wanneer heb je toch een EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger nodig?

Twee randgevallen waar EU-importeurs nog steeds een EU AR-relatie nodig hebben of hiervan profiteren.

Je fungeert als importeur voor sommige producten maar niet voor andere. Voor producten die je drop-shipt zonder ooit fysieke import te nemen (goederen stromen rechtstreeks van de Chinese fabriek naar de EU-klant via Amazon FBA), komt je mogelijk niet in aanmerking als importeur onder de strikte juridische definitie. In die grijze zone is het hebben van een EU AR als een back-up een goedkope veiligheidsnet.

Je importeert voor andere wederverkopers en wilt de rol van verantwoordelijke operator verschuiven. Als je in de EU importeert maar vervolgens in bulk verkoopt aan wederverkopers die het product onder eigen merk plaatsen, kan de rol van verantwoordelijke economische operator naar hen verschuiven, wat betekent dat ze mogelijk een EU AR nodig hebben. Dit is het waard om te verduidelijken in je commerciële contracten.

Voor de meeste rechttoe rechtaan importeurs heb je echter geen EU AR nodig. Jij bent de verantwoordelijke partij zelf.

Conclusie: je leverancier is niet tuurlijk compliance-afdeling

GPSR heeft de verantwoordelijkheidslijn stevig naar de EU-importeur verschoven. Je Chinese, Vietnamese of Indiase leverancier kan je helpen met het opbouwen van de documentatie, en een goede zal dat doen, maar de juridische verantwoordelijkheid is de jouwe. Dat betekent: controleer testrapporten voor verzending, houd een goed technisch dossier per product bij, zorg voor traceerbaarheid, zet ej EU-contactgegevens op het product en reageer snel als een autoriteit vragen stelt.

De importeurs die zich hierop voorbereidden voor december 2024 merken GPSR nauwelijks in hun dagelijkse operaties. Degenen die zich niet voorbereidden, zijn degenen die te maken hebben met NVWA-brieven en schorsingen op marktplaatsen. Als je in de tweede groep zit, is het goede nieuws dat inhalen een eindige klus is met een duidelijke checklist.

Bronnen

• Europese Unie. Verordening (EU) 2023/988 van the Europese Parlement en van de Raad van 10 mei 2023 over algemene product veiligheid (GPSR). EUR-Lex. eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/988
• Europese Commissie. Productveiligheid en nalevingsrichtlijnen. commission.europa.eu/business-economy-euro/product-safety-and-requirements_en
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Productveiligheid. nvwa.nl/onderwerpen/productveiligheid
• Internationale Laboratorium Accreditatie Samenwerking (ILAC). Wederzijdse Erkenningsregeling (MRA). ilac.org/ilac-mra-and-signatories
• Europese Commissie. Safety Gate snelle waarschuwing systeem voor gevaarlijke non-food producten. ec.europa.eu/safety-gate