Een klein merk van buiten de EU verstuurt een leren product naar de EU. De douane houdt het tegen. Maanden later komt er een brief van de markttoezichthouder van een EU-lidstaat. In de brief staat dat het product niet voldoet aan de Algemene productveiligheidsverordening, wat er ontbreekt en binnen welke termijn het merk moet reageren.
Dit overkwam een klant die in oktober 2026 bij ons kwam. We hebben de gegevens weggelaten waarmee het merk of de autoriteit te herkennen is, maar de inhoud van de brief is echt. Veel verkopers weten niet wat er van hen verwacht wordt als zo'n brief binnenkomt.
Dit artikel legt uit wat zo'n brief betekent, welke regels er meestal in staan, hoeveel tijd je hebt en hoe je antwoordt.
- Wat er in de brief stond
- Waarom deze brief je kans is
- Hoe een pakket bij de douane blijft hangen
- Zo antwoord je, stap voor stap
- Wat er gebeurt als je niet reageert
- Zo voorkom je de volgende brief
- Checklist
Wat er in de brief stond
De brief was een hoorbrief: de autoriteit kondigde aan wat ze van plan was en gaf het bedrijf eerst de kans om te reageren. Er stonden vier punten in.
Het merk werd gezien als fabrikant. De autoriteit baseerde dat op een zin op de eigen website van het bedrijf. Volgens de Algemene productveiligheidsverordening (GPSR, Verordening (EU) 2023/988) is een fabrikant iedereen die een product maakt, of laat ontwerpen of maken, en het onder de eigen naam of het eigen merk verhandelt (artikel 3, punt 8). Wat je op je eigen website zegt, telt mee.
Er ontbraken drie dingen op het product.
| Wat de autoriteit vond | Regel | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Geen type-, partij- of serienummer | Artikel 9, lid 5, GPSR | Elk product heeft een identificatienummer nodig dat consumenten kunnen zien; is het product te klein, dan staat het op de verpakking of in een begeleidend document |
| Geen naam en post- en e-mailadres van de fabrikant | Artikel 9, lid 6, GPSR | Deze gegevens staan op het product of, als dat niet kan, op de verpakking of in een begeleidend document |
| Geen naam en contactgegevens van een verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU | Artikel 16, leden 1 en 3, GPSR | Een product mag alleen op de EU-markt komen als een marktdeelnemer in de EU ervoor verantwoordelijk is |
De verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU wordt ook wel de verantwoordelijke persoon in de EU of de EU-gemachtigde genoemd. Het gaat om dezelfde rol.
Er werd om documentatie gevraagd. De autoriteit vroeg om de interne risicoanalyse en de technische documentatie die fabrikanten moeten opstellen voordat ze een product in de handel brengen (artikel 9, lid 2, GPSR).
Instructies in de taal van het land. De brief wees erop dat instructies en veiligheidsinformatie moeten zijn opgesteld in een taal die consumenten in die lidstaat makkelijk begrijpen, zoals die lidstaat bepaalt (artikel 9, lid 7, GPSR).
De termijn om te reageren was ongeveer twee weken.
Waarom deze brief je kans is
Een hoorbrief is nog geen besluit. Voordat een autoriteit een maatregel neemt, moet het bedrijf de kans krijgen om gehoord te worden, en krijgt het daarvoor ten minste tien werkdagen. Alleen als een maatregel dringend is, om redenen van gezondheid, veiligheid of een ander publiek belang, mag de autoriteit eerst handelen en het bedrijf daarna horen (artikel 18, lid 3, van Verordening (EU) 2019/1020).
Een maatregel die volgt, moet precies vermelden waarop die is gebaseerd, en het bedrijf moet te horen krijgen hoe het volgens het nationale recht bezwaar of beroep kan instellen, en binnen welke termijnen (artikel 18, leden 1 en 2).
In de praktijk betekent dit: wat je in die periode terugstuurt, is het belangrijkste wat je kunt doen. Krijgt een autoriteit complete documentatie, een verbeterd etiket en een duidelijk plan, dan is de kans groter dat ze de zaak afsluit. Een autoriteit die niets krijgt, besluit op basis van de informatie die ze heeft.
Verkoop je in de EU van buiten de EU? Met onze dienst als EU-gemachtigde onder de GPSR zijn wij het aanspreekpunt in de EU voor autoriteiten, en het eerste contact is bij de prijs inbegrepen.
Hoe een pakket bij de douane blijft hangen
De douane controleert producten die de EU binnenkomen samen met de markttoezichthouders. Ze moet de vrijgave van een product opschorten als onder meer de verplichte documentatie ontbreekt, het product niet volgens het EU-recht gemerkt of geëtiketteerd is, of er een andere reden is om aan te nemen dat het niet aan het EU-recht voldoet (artikel 26, lid 1, van Verordening (EU) 2019/1020).
De markttoezichthouder heeft daarna vier werkdagen om de douane te vragen het product vast te houden. Gebeurt dat niet, dan wordt het product vrijgegeven, mits aan de overige douaneformaliteiten is voldaan (artikel 27). Concludeert de autoriteit dat het product niet in de handel mag worden gebracht, dan weigert de douane de vrijgave, en wordt in het douanesysteem en op de factuur vermeld dat het een niet-conform product is dat niet in het vrije verkeer mag worden gebracht (artikel 28, lid 2).
Ons artikel over douanecontroles op e-commerce in de EU laat zien hoe vaak dit gebeurt.
Zo antwoord je, stap voor stap
- Noteer de termijn. Schrijf hem op de dag dat de brief binnenkomt. Haal je hem niet, vraag dan schriftelijk om meer tijd, voor het verstrijken van de termijn, en leg uit waarom.
- Kijk welke rol de autoriteit je geeft. Behandelt de brief je als fabrikant, lees dan je eigen website, verpakking en productpagina's na. Presenteren die jou als fabrikant, dan ziet de autoriteit je waarschijnlijk ook zo.
- Verzamel je documentatie. De interne risicoanalyse en de technische documentatie (artikel 9, lid 2, GPSR). Testrapporten, als je die hebt. Ons artikel over de GPSR-risicoanalyse laat zien hoe die analyse eruitziet.
- Verbeter het etiket. Voeg een type-, partij- of serienummer toe, de naam en het post- en e-mailadres van de fabrikant, en de verantwoordelijke persoon in de EU. Stuur een foto of drukproef van het verbeterde etiket mee.
- Stel een verantwoordelijke persoon in de EU aan. De autoriteit controleert dit. Noem de naam, het postadres en het e-mailadres in je antwoord.
- Vertaal instructies en veiligheidsinformatie naar de taal van de lidstaat, als je product die nodig heeft.
- Stel voor wat er met de voorraad gebeurt. Bijvoorbeeld opnieuw etiketteren van de producten die bij de douane of in het magazijn liggen, voordat ze worden vrijgegeven.
- Antwoord schriftelijk, punt voor punt. Volg de volgorde van de brief. Per punt: wat ontbrak, wat je hebt veranderd, en het bewijs. Bewaar een kopie van alles wat je verstuurt.
| Punt in de brief | Wat je meestuurt |
|---|---|
| Geen identificatienummer | Foto van het verbeterde etiket met type-, partij- of serienummer |
| Geen gegevens van de fabrikant | Foto van het etiket met naam, post- en e-mailadres |
| Geen verantwoordelijke persoon in de EU | Naam, post- en e-mailadres van de verantwoordelijke persoon, en het verbeterde etiket |
| Risicoanalyse en technische documentatie | De documenten zelf, in een taal die de autoriteit begrijpt |
| Instructies in de taal van het land | De vertaalde instructies en veiligheidsinformatie |
| Producten die vastgehouden worden | Je plan om de voorraad opnieuw te etiketteren of terug te sturen |
Wat er gebeurt als je niet reageert
Krijgt de autoriteit geen antwoord, dan besluit ze op basis van de informatie die ze heeft. Ze kan het product van de markt weren en de vrijgave aan de grens weigeren (artikel 28, lid 2, van Verordening (EU) 2019/1020). Vormt het product een ernstig risico, dan wordt de maatregel gemeld in het Safety Gate-systeem van de EU en wordt hij openbaar. Ons artikel over de EU Safety Gate legt uit wat zo'n melding betekent voor je merk en je productpagina's.
De gevolgen blijven zelden bij één pakket. Elke volgende zending van hetzelfde product loopt tegen hetzelfde probleem aan, en online marktplaatsen voeren bevelen van autoriteiten uit.
Zo voorkom je de volgende brief
Bijna alles in deze brief was op te lossen voordat het eerste pakket vertrok. Het etiket heeft een identificatienummer en de gegevens van de fabrikant nodig, het product heeft een verantwoordelijke persoon in de EU nodig, en de fabrikant heeft een risicoanalyse en technische documentatie nodig.
Wil je weten of je etiketten en documentatie zo'n controle zouden doorstaan? Onze labelcheck beoordeelt je etiket, en onze dienst voor het technisch dossier stelt de technische documentatie op als je die nog niet hebt.
Checklist
- Schrijf de termijn op de dag dat de brief binnenkomt.
- Kijk of je website, verpakking en productpagina's jou als fabrikant presenteren.
- Verzamel je risicoanalyse, technische documentatie en testrapporten.
- Verbeter het etiket: identificatienummer, gegevens van de fabrikant en de verantwoordelijke persoon in de EU.
- Stel een verantwoordelijke persoon in de EU aan als je die nog niet hebt.
- Vertaal instructies en veiligheidsinformatie als je product die nodig heeft.
- Antwoord schriftelijk, punt voor punt, met bewijs per punt, voor het verstrijken van de termijn.
- Stel voor wat er gebeurt met de producten die vastgehouden worden.
- Bewaar een kopie van alles wat je verstuurt en ontvangt.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid (GPSR), artikelen 3, punt 8, 9, leden 2, 5, 6 en 7, 16 en 23, lid 1. EUR-Lex
- Verordening (EU) 2019/1020 betreffende markttoezicht en conformiteit van producten, artikelen 2, lid 2, 18, 26, 27 en 28. EUR-Lex
- Hoorbrief van een EU-markttoezichthouder aan een klant van Westwood Sourcing, oktober 2026 (geanonimiseerd).
- Geraadpleegd in oktober 2026.
