Overslaan naar inhoud

EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger GPSR Overeenkomst

Deze Overeenkomst is gemaakt tussen:

Westwood Sourcing, een handelsnaam van de besloten vennootschap Westwood B.V., opgericht onder de wetten van Nederland, met zijn geregistreerde kantoor en zijn hoofdvestiging op het adres Fellenoordstraat 52, unit 2.38, 4811 TJ Breda, Nederland, e-mail info@westwoodsourcing.com, telefoon +31 76 369 0668 en geregistreerd bij het handelsregister van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 92195873, hierna “EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger”;

en

KLANT BEDRIJFSNAAM, ADRES, POSTCODE, LAND
Hierna “Fabrikant”;

Ook hieronder afzonderlijk aangeduid als “Partij” en gezamenlijk als “Partijen”

Overwegende dat:
  • Fabrikant is niet gevestigd in de Europese Unie en wenst een reguliere handelsactiviteit uit te voeren in Nederland/EU en producten op de Europese Unie-markt te brengen.
  • Fabrikant bezit ofwel een merk, heeft een product onder zijn naam laten produceren of is op enige andere manier de eerste die een product op de EU-markt plaatst.
  • De fabrikant wenst de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger aan te stellen middels een schriftelijke volmacht. Voor producten die uitdrukkelijk door deze overeenkomst worden gedekt, kan de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger ook optreden als de economische operator genoemd in artikel 16(1) GPSR en, waar van toepassing, artikel 4 van verordening (EU) 2019/1020.
Hebben het volgende afgesproken:

Artikel 1 Toepassingsgebied van de diensten
1.1 De fabrikant wenst de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger aan te stellen als zijn geautoriseerde vertegenwoordiger in de Europese Unie voor zijn product(en).
1.2 De EU-geautoriseerde vertegenwoordiger accepteert de aanstelling en stemt ermee in om namens de fabrikant te handelen onder de voorwaarden van deze overeenkomst.
1.3 Deze overeenkomst is alleen van toepassing op niet-voedselproducten die uitdrukkelijk door de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger zijn geaccepteerd. Cosmetica, voedsel, geneesmiddelen, medische hulpmiddelen, militaire of dual-use producten en andere productcategorieën die een aparte regelgevende volmacht vereisen, zijn uitgesloten.
1.4 Het bestaan van een schriftelijke volmacht betekent op zich niet dat een product door deze overeenkomst wordt gedekt. Een product of productfamilie is pas gedekt zodra de vereiste technische documentatie is ingediend bij en geaccepteerd door de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger.

Artikel 2 Verplichtingen van de fabrikant
2.1 De fabrikant moet de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voorzien van de technische documentatie die vereist is onder de toepasselijke wetgeving van de Europese Unie en, waar van toepassing, de EU-verklaring van overeenstemming. Voor producten die onder de GPSR vallen, moet de technische documentatie ten minste een algemene beschrijving van het product en de essentiële kenmerken bevatten die relevant zijn voor het beoordelen van de veiligheid en, waar passend gezien de geïdentificeerde risico's, de risicoanalyse, toepasselijke normen en relevante testrapporten of ander ondersteunend bewijs.
2.2 Elke keer dat het de bedoeling van de fabrikant is om een nieuw product op de Europese Unie-markt te brengen of een of meer producten te wijzigen die eerder al op de Europese Unie-markt zijn geplaatst, moet de fabrikant nieuwe/geüpdatete/wijzigde technische informatie en de CE-verklaringen van overeenstemming aan de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor elk van de producten verstrekken. Producten met hetzelfde beoogde gebruik, materialen, constructie en veiligheidsrelevante kenmerken kunnen door één technisch dossier of productfamilie worden gedekt, waar dit de geldigheid van de veiligheidsbeoordeling niet beïnvloedt.
2.3 Naast het verstrekken van technische documentatie en CE-conformiteitsverklaring, moet de fabrikant ook zorgen dat alle producten voldoen aan alle actuele veiligheids- en gezondheidsvereisten van de Europese Unie. De fabrikant is verantwoordelijk voor het in lijn blijven met nieuwe of gewijzigde veiligheids- en gezondheidsnormen en vereisten van de Europese Unie.
2.4 De fabrikant moet de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger informeren over eventuele wijzigingen en/of aanpassingen in de producten, die invloed kunnen hebben op de veiligheid van de producten en/of de naleving van de actuele wetgeving van de Europese Unie. Dit geldt ook voor veiligheidsincidenten of andere klachten en problemen, gerelateerd aan het plaatsen van identieke producten op andere markten dan in de Europese Unie.
2.5 De fabrikant mag de naam en contactgegevens van de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger alleen gebruiken voor producten of productfamilies die zijn gedekt in overeenstemming met artikel 1.4 en alleen voor de regelgevende rol waarvoor de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger is aangesteld.

Artikel 3 Verplichtingen van de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger
3.1 De EU-geautoriseerde vertegenwoordiger zal de taken uitvoeren die zijn gespecificeerd in het schriftelijke mandaat in overeenstemming met artikel 10 GPSR. Waar de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger optreedt als de economische operator genoemd in artikel 16(1) GPSR, zal hij ook de toepasselijke taken uitvoeren onder artikel 4(3) van Verordening (EU) 2019/1020 en de controles uitvoeren die vereist zijn onder artikel 16(2) GPSR.
3.2 Op een gemotiveerd verzoek van een bevoegde markttoezicht- of handhavingsautoriteit zal de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger de informatie en documentatie verstrekken die vereist zijn onder de toepasselijke wetgeving en zal hij samenwerken met de autoriteit zoals wettelijk vereist.
3.3 De EU-geautoriseerde vertegenwoordiger zal de fabrikant zonder onredelijke vertraging informeren over eventuele veiligheidskwesties, verzoeken van autoriteiten, klachten of andere zaken die de veiligheid of naleving van een product dat onder deze overeenkomst valt, wezenlijk kunnen beïnvloeden.
3.4 De partijen zullen samenwerken aan eventuele corrigerende maatregelen die nodig zijn met betrekking tot de producten. Waar toepasselijke wetgeving of een bevoegde autoriteit vereist dat de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger onmiddellijke actie onderneemt of ondersteunt, kan de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger dit doen zonder te wachten op voorafgaande instructies van de fabrikant.

Artikel 4 Aanvullende vormen van vertegenwoordiging
4.1 Voor producten die onder deze Overeenkomst vallen, omvat de aanstelling ook de taken van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger als de economische operator zoals bedoeld in Artikel 4 van Verordening (EU) 2019/1020, waar van toepassing, inclusief voor producten die onder relevante harmonisatiewetgeving van de Unie vallen, zoals EMC, LVD, RED en RoHS. Dit betekent niet dat de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger de verplichtingen van de Fabrikant onder dergelijke wetgeving overneemt en omvat niet de conformiteitsbeoordeling, certificering, producttesting of voorbereiding van technische conformiteitsdocumentatie, tenzij afzonderlijk overeengekomen.
4.2 Eventuele vertegenwoordigingstaken die verder gaan dan die welke uitdrukkelijk in deze Overeenkomst zijn opgenomen, zijn onderhevig aan een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst.
4.3 De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger behoudt zich het recht voor om een verzoek om aanvullende vormen van vertegenwoordiging af te wijzen als deze buiten het bereik van de expertise of middelen van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger vallen.

Artikel 5 Aansprakelijkheid 
5.1 De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger is niet aansprakelijk voor schade, verliezen, regelgevende maatregelen of andere gevolgen die voortvloeien uit niet-naleving door de Fabrikant of zijn producten, onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Fabrikant, of het falen van de Fabrikant om te voldoen aan zijn verplichtingen onder deze Overeenkomst, behalve voor zover dergelijke aansprakelijkheid voortvloeit uit opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger of niet wettelijk kan worden uitgesloten.
5.2 De Fabrikant zal de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger vrijwaren tegen claims, schade, boetes, kosten en redelijke uitgaven die rechtstreeks voortvloeien uit niet-naleving door de Fabrikant of zijn producten of uit een schending van deze Overeenkomst door de Fabrikant, behalve voor zover veroorzaakt door de eigen schending, grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger.
5.3 Waar de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger een aanbevolen test- of conformiteitsbereik biedt, blijft de Fabrikant verantwoordelijk voor het waarborgen dat zijn producten voldoen aan alle toepasselijke vereisten. Elke afwijking van het aanbevolen bereik is voor rekening van de Fabrikant. Geaccrediteerde laboratoria, aangemelde instanties of specifieke conformiteitsbeoordelingsprocedures zijn alleen vereist waar de toepasselijke wetgeving dit vereist of waar dit redelijkerwijs noodzakelijk is gezien het product en de geïdentificeerde risico's.
5.4 De Fabrikant erkent dat het bereik dat door de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger is gegeven, op een bepaald moment wordt verstrekt en daarom regelmatig moet worden bijgewerkt op verzoek van de Fabrikant.
5.5 De Fabrikant dient passende gedocumenteerde procedures te handhaven om ervoor te zorgen dat producten die in serie worden geproduceerd, in overeenstemming blijven met de toepasselijke veiligheidsvereisten. De aard en frequentie van inspecties, testen of andere productiecontroles moeten in verhouding staan tot het product en de geïdentificeerde risico's. Batchtesten zijn alleen vereist waar voorgeschreven door toepasselijke wetgeving, een toepasselijke conformiteitsbeoordelingsprocedure of een overeengekomen productspecifiek controleplan.

Artikel 6 Vertrouwelijkheid
6.1 Beide Partijen stemmen ermee in om alle informatie en technische documenten van de Fabrikant, inclusief de CE-conformiteitsverklaring en alle communicatie tussen elke Partij vertrouwelijk te houden.
6.2 Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft bestaan na de beëindiging van deze Overeenkomst voor een periode van ten minste 2 jaar na de datum waarop deze Overeenkomst is beëindigd.

Artikel 7 Vergoedingen en Betaling
7.1 De Fabrikant stemt ermee in de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger een vaste jaarlijkse vergoeding te betalen voor de diensten die onder deze Overeenkomst worden verleend.
7.2 De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger zal een factuur aan de Fabrikant verstrekken.  Deze factuur moet worden betaald, voordat de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger begint te handelen als de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger.
7.3 De jaarlijkse vergoeding omvat de wettelijke vertegenwoordigingstaken die uitdrukkelijk binnen de reikwijdte van deze Overeenkomst zijn opgenomen, inclusief de wettelijke samenwerking van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger met bevoegde autoriteiten. 
Aanvullende compliance-adviesdiensten en operationele ondersteuning in verband met onderzoeken, corrigerende maatregelen, terugtrekkingen of terugroepacties, inclusief het voorbereiden van communicatie, coördineren met autoriteiten, marktplaatsen of distributeurs, of het beheren van corrigerende maatregelen, kunnen worden aangerekend tegen het uurtarief dat is vermeld in Bijlage 1.
Dergelijk aanvullend in rekening te brengen werk zal alleen worden uitgevoerd na voorafgaande goedkeuring door de Fabrikant. Waar onmiddellijke actie vereist is volgens de wet of door een bevoegde autoriteit en voorafgaande goedkeuring redelijkerwijs niet kan worden verkregen, mag de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger alleen die acties uitvoeren die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en zal de Fabrikant zonder onredelijke vertraging informeren.
7.4. Voor zover toegestaan door de wet, kunnen boetes, kosten of claims die aan de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger zijn opgelegd als direct gevolg van een schending van deze Overeenkomst of niet-naleving door de Fabrikant of zijn producten, worden teruggevorderd van de Fabrikant, behalve voor zover veroorzaakt door de eigen schending, grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger.

Artikel 8 Beëindiging van deze Overeenkomst
8.1 Deze Overeenkomst is niet tijdgebonden en wordt bindend op de datum van ondertekening van deze Overeenkomst door beide Partijen.
8.2 Een Partij kan deze Overeenkomst op elk moment zonder opgaaf van redenen beëindigen, door de andere Partij schriftelijk op de hoogte te stellen met een termijn van ten minste 30 dagen.
8.3 Elke Partij heeft het recht om deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder rechterlijke tussenkomst en zonder afbreuk te doen aan haar juridische remedies door middel van een schriftelijke kennisgeving indien:
a. De andere Partij een (voorlopige) opschorting van betalingen aanvraagt of een (voorlopige) opschorting van betalingen is verleend;
b) De andere Partij een verzoek tot faillissement indient of in faillissement is verklaard, de onderneming stopt of de bedrijfsvoering wordt gestaakt, een aanzienlijk deel van de activa van deze Partij is in beslag genomen, of deze Partij kan anderszins niet meer worden beschouwd als in staat om haar verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen; of
c) Als gevolg van een Overmacht gebeurtenis wordt de uitvoering van de verplichtingen van de andere Partij onder deze Overeenkomst niet binnen een maand na schriftelijke kennisgeving van de Partij die uitvoering eist hervat.
8.4 De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger heeft het recht om deze Overeenkomst schriftelijk te beëindigen, ongeacht de reden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Verder heeft de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger het recht om deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder rechterlijke tussenkomst als de Fabrikant zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet nakomt, na een schriftelijke kennisgeving van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger met een redelijke termijn voor nakoming, tenzij nakoming niet meer mogelijk is.
8.5 Na beëindiging zal de Fabrikant stoppen met het gebruik van de naam en contactgegevens van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger voor producten die na de ingangsdatum van de beëindiging op de Unie-markt zijn geplaatst. Dit heeft geen invloed op producten die rechtmatig op de Unie-markt zijn geplaatst tijdens de geldigheid van deze Overeenkomst.
8.6 Als de Fabrikant een product op de Unie-markt plaatst met gebruikmaking van de gegevens van de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger terwijl dat product niet gedekt is in overeenstemming met Artikel 1.4, vormt dit een materiële schending. De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger kan onmiddellijk verwijdering van zijn gegevens eisen en kan de vertegenwoordiging voor het betreffende product opschorten of beëindigen of, indien van toepassing, deze Overeenkomst.
8.7 Verplichtingen met betrekking tot samenwerking met bevoegde autoriteiten, vertrouwelijkheid, gegevensbewaring en producten die tijdens de geldigheid van deze Overeenkomst op de Unie-markt zijn geplaatst, blijven bestaan na beëindiging voor de periode die vereist is onder de toepasselijke wetgeving.
8.8 De Fabrikant blijft verantwoordelijk voor het bewaren van technische documentatie voor de wettelijk vereiste periode. Voor producten die onder de GPSR vallen, moet technische documentatie gedurende ten minste tien jaar na de plaatsing van het product op de markt beschikbaar worden gehouden. De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger moet documentatie met betrekking tot producten die tijdens de geldigheid van deze Overeenkomst zijn gedekt, bewaren of beschikbaar stellen voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving.
8.9 Op verzoek van de Fabrikant kan de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger de relevante technische documentatie overdragen aan een nieuw aangestelde EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger. Een dergelijke overdracht heeft geen invloed op enige wettelijke verplichtingen tot gegevensbewaring of samenwerking die blijven gelden voor de EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger met betrekking tot producten die tijdens zijn aanstelling op de markt zijn geplaatst.

Artikel 9 Diversen
9.1 Wijzigingen van deze Overeenkomst moeten schriftelijk zijn en door beide Partijen zijn ondertekend.
9.2 Deze Overeenkomst vormt de volledige Overeenkomst tussen de Partijen en vervangt alle eerdere Overeenkomsten of afspraken.

Artikel 10 Toepasselijk Recht en Jurisdictie
10.1 Deze Overeenkomst wordt beheerst door, en alle geschillen, claims, controverses of meningsverschillen in verband met of voortvloeiend uit deze Overeenkomst en/of diensten zullen worden opgelost in overeenstemming met de wetten van Nederland.
10.2 Alle geschillen in verband met of voortvloeiend uit deze Overeenkomst en/of diensten zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de Rechtbank van Breda (Nederland).



Zo overeengekomen en ondertekend door:
De EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger,

Westwood Sourcing

Wettelijk vertegenwoordigd door



NAAM
FUNCTIE

DATUM
PLAATS
De Fabrikant,

NAAM KLANTBEDRIJF
Wettelijk vertegenwoordigd door


NAAM
FUNCTIE

DATUM
PLAATS KLANT

Bijlage 1 Overeengekomen vergoedingen voor het optreden als EU Geautoriseerde Vertegenwoordiger


  1. Jaarlijkse vergoeding: Zie offerte
  2. Aanvullende naleving, autoriteit en ondersteuning bij corrigerende maatregelen, inclusief operationele ondersteuning voor terugtrekkingen of terugroepacties. Betaalbaar werk zal alleen worden uitgevoerd na bevestiging door de Fabrikant, behalve voor acties die onmiddellijk door de wet of door een bevoegde autoriteit worden vereist zoals voorzien in Artikel 7.3. | EUR 90,00/uur