Elk cosmeticaproduct dat in de EU wordt verkocht, moet worden gemeld in de Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) voordat het op de markt komt. De Europese Commissie beheert die portal, en melden is gratis. Er is geen goedkeuring en aan het eind krijg je geen certificaat. Staat een product eenmaal in de CPNP, dan meld je het niet opnieuw in elk EU-land.
Het formulier zelf is niet het moeilijke deel. In onze EU Responsible Person-dienst voor cosmetica zit de CPNP-melding inbegrepen en dienen we hem zelf in, maar pas nadat we het Product Information File en het definitieve etiket hebben beoordeeld. Dat is geen voorzichtigheid om de voorzichtigheid. Bijna elk veld in de melding hangt af van informatie die pas bestaat als de formule, het veiligheidsrapport en de verpakking definitief zijn.
Wat de CPNP wel en niet is
De CPNP is het onlinesysteem waarmee artikel 13 van Verordening (EG) nr. 1223/2009 wordt uitgevoerd. Responsible Persons en distributeurs voeren er informatie in, en nationale autoriteiten en antigifcentra lezen die. De autoriteiten gebruiken het voor markttoezicht, en antigifcentra om mensen in een noodgeval te behandelen (artikel 13, lid 5 en lid 6). Een melding geldt voor de hele EU, en dezelfde portal wordt gebruikt voor de EER-landen, dus je hoeft op nationaal niveau niets extra in te dienen.
Wat de CPNP niet doet, is je product controleren. Niemand beoordeelt de melding voordat je gaat verkopen, en je krijgt geen CPNP-certificaat. Wat je krijgt, is een CPNP-referentienummer per product. De juridische verantwoordelijkheid voor het product blijft bij de Responsible Person, en juist daarom controleert een serieuze Responsible Person het dossier voordat hij iets op eigen naam meldt.
De CPNP houdt ook op bij de EU-grens. Groot-Brittannië heeft een eigen portal, Submit Cosmetic Product Notifications (SCPN), met een eigen eis voor een Responsible Person die in het VK gevestigd is. Voor Noord-Ierland geldt een aparte procedure.
Wie de CPNP-melding doet
De melding wordt gedaan door de Responsible Person (artikel 13, lid 1). Ben je een merk van buiten de EU, dan is dat standaard de importeur (artikel 4, lid 5), of de persoon in de EU die je met een schriftelijk mandaat aanwijst. In de praktijk dient de Responsible Person de melding in vanuit een eigen CPNP-account, waarvoor een EU Login en toegang voor de eigen organisatie nodig zijn.
Distributeurs hebben een kleinere rol. Een distributeur die een product in een andere lidstaat aanbiedt en daarvoor een deel van het etiket vertaalt, moet een eigen korte melding doen (artikel 13, lid 3). Dat doet hij door de melding van de Responsible Person in de CPNP op te zoeken en de lidstaat en de vertaalde productnaam toe te voegen.
Gevestigd buiten de EU? Onze EU Responsible Person-dienst voor cosmetica omvat de CPNP-melding voor elk product in je assortiment.
Wat er in een CPNP-melding staat
Artikel 13, lid 1 somt op wat de Responsible Person moet indienen. De tabel laat per onderdeel zien waar de informatie meestal vandaan komt.
| Wat de CPNP vraagt | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Productcategorie en naam | je product en etiket |
| Naam en adres van de Responsible Person waar het PIF beschikbaar is | de Responsible Person |
| Land van herkomst, bij geïmporteerde producten | de fabrikant |
| Lidstaat waar het product als eerste op de markt komt | je lanceringsplan |
| Contactgegevens van een persoon die je in noodgevallen belt | de Responsible Person |
| Aanwezigheid van nanomaterialen, met identiteit en blootstelling | de formule en gegevens van de leverancier |
| Stoffen ingedeeld als CMR categorie 1A of 1B, met CAS- of EG-nummer | de formule en de safety assessor |
| Raamformulering voor medische behandeling | de formule |
Daarnaast moet uiterlijk op het moment dat het product op de markt komt een foto van het originele etiket en de verpakking worden toegevoegd (artikel 13, lid 2). Een conceptetiket voldoet niet, want de foto moet overeenkomen met wat er verkocht wordt.
Drie manieren om de formule op te geven
De CPNP-handleiding geeft drie opties voor de formulering, afhankelijk van de productcategorie: een vooraf vastgestelde raamformulering, exacte concentraties of concentratiebereiken. Een vooraf vastgestelde raamformulering werkt alleen als die de volledige samenstelling van je product dekt. Ingrediënten voer je in met hun INCI-naam, en concentraties als gewichtspercentage, met een punt als decimaalteken (0.3, niet 0,3). Je safety assessor werkt al met deze cijfers, dus de snelste route is ze rechtstreeks uit het CPSR te halen.
Wat het veiligheidsrapport zelf moet bevatten, lees je in ons artikel over het Cosmetic Product Safety Report.
Producten met nanomaterialen: zes maanden eerder melden
Bevat je product een nanomateriaal, dan is er een tweede melding. Volgens artikel 16, lid 3 moet die zes maanden voordat het product op de markt komt worden ingediend, naast de gewone melding. Artikel 16 geldt niet voor nanomaterialen die worden gebruikt als kleurstof, UV-filter of conserveermiddel en via de bijlagen zijn geregeld (artikel 16, lid 2).
Voor een lanceringsplan is dit de CPNP-regel met de grootste invloed op de planning. Stapt een leverancier over op een nanovariant van een ingrediënt, vraag dan je safety assessor of artikel 16 van toepassing is voordat je een lanceringsdatum vastlegt.
Wijzigingen en correcties in een CPNP-melding
Een melding is geen eenmalige handeling. Artikel 13, lid 7 bepaalt dat elke wijziging in de gemelde informatie zonder vertraging moet worden bijgewerkt. De CPNP-handleiding maakt onderscheid tussen een update en een correctie. Een update geeft een echte wijziging weer, bijvoorbeeld een nieuwe formule, en levert een nieuwe versie op. Een correctie herstelt iets dat verkeerd was ingevoerd, zonder dat het product zelf verandert.
Dat verschil telt als een fabrikant van grondstofleverancier wisselt. Verandert de samenstelling, dan heeft de melding een update nodig, en moeten ook het PIF en het veiligheidsrapport opnieuw worden bekeken. Een typefout in de productnaam is een correctie.
Waarom de CPNP-melding als laatste komt
Kijk nog eens naar de tabel: bijna elke regel hangt af van de formule, de veiligheidsbeoordeling of het definitieve etiket. Daarom is de melding de laatste administratieve stap voordat je verkoopt, niet de eerste. De volledige volgorde leggen we uit in ons artikel over de EU Responsible Person voor cosmetica, van veiligheidsrapport tot etiket.
Vroeg melden met een conceptetiket of een onafgemaakte formule levert geen tijdwinst op. Het betekent later een update of correctie, en een verschil tussen wat de autoriteiten zien en wat er in het schap staat.
Je checklist voor een CPNP-melding
- Zorg dat het Product Information File compleet is, met een ondertekend Cosmetic Product Safety Report.
- Houd de definitieve formule klaar, met INCI-namen en gewichtspercentages.
- Controleer met je safety assessor op nanomaterialen en CMR-stoffen, en plan zes maanden extra als artikel 16 van toepassing is.
- Maak het etiket en de verpakking af, met naam en adres van de Responsible Person erop, en maak duidelijke foto's.
- Bepaal in welke lidstaat je begint met verkopen.
- Laat de Responsible Person de melding indienen, en bewaar het CPNP-referentienummer bij je productgegevens.
- Vertaalt een distributeur je etiket voor een ander land, vraag hem dan zijn eigen distributeursmelding te doen.
Conclusie
Een CPNP-melding is gratis, snel ingevuld en geldig voor de hele EU, maar het is geen goedkeuring en het vervangt het veiligheidswerk erachter niet. Alles wat het formulier vraagt, komt uit het PIF, het veiligheidsrapport en het definitieve etiket. Regel die eerst, dan kost de melding weinig tijd.
Wij doen de CPNP-melding voor cosmeticamerken van buiten de EU als onderdeel van één jaarlijkse Responsible Person-dienst, nadat we je dossier hebben beoordeeld. Bekijk de dienst en stuur ons je dossier.
Bronnen
- Verordening (EG) nr. 1223/2009 betreffende cosmetische producten, geconsolideerde versie, artikelen 4, 13 en 16. EUR-Lex.
- Europese Commissie, Cosmetic Products Notification Portal (CPNP), informatiepagina.
- Europese Commissie, handleiding voor het gebruik van de CPNP door Responsible Persons en distributeurs (Guide to using CPNP), laatst bijgewerkt op 24 mei 2017.
- Britse overheid, Submit a cosmetic product notification, richtlijn voor Groot-Brittannië.
