Elk cosmeticaproduct dat in de EU wordt verkocht, heeft een EU Responsible Person nodig: een bedrijf of persoon in de EU die verantwoordelijk is voor het product onder Verordening (EG) nr. 1223/2009. Zit je buiten de EU, dan wijs je er een aan met een schriftelijk mandaat (artikel 4). Het is makkelijk om dit te zien als het huren van een EU-adres voor op het etiket. Het is meer dan dat, en dat verschil bepaalt wanneer je kunt beginnen met verkopen.
Een producent van arganolie uit Marokko vroeg ons onlangs of we zijn Responsible Person konden zijn voor twee flesmaten, 30 ml en 50 ml. Dat kon, en beide maten passen in dezelfde jaarlijkse dienst. Maar voordat we iets konden registreren, had hij een compleet Product Information File nodig met een geldig veiligheidsrapport. Dat dossier bepaalt wanneer je kunt verkopen, niet het adres.
Wat een EU Responsible Person voor cosmetica doet
De EU Responsible Person zorgt dat elk cosmeticaproduct voldoet aan de Cosmeticaverordening, voordat en nadat het op de markt komt. Importeer je zelf cosmetica in de EU, dan ben je automatisch de Responsible Person voor die producten (artikel 4, lid 5). Zit je buiten de EU, dan heb je iemand binnen de EU nodig.
In de praktijk doet de Responsible Person dit:
- het Product Information File beschikbaar houden op het EU-adres, tot tien jaar nadat de laatste partij op de markt is gebracht (artikel 11)
- elk product melden in de Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) voordat het in de verkoop gaat (artikel 13)
- met naam en adres op het etiket staan (artikel 19, lid 1, onder a)
- corrigerende maatregelen nemen, of een product dat niet voldoet uit de handel nemen of terugroepen (artikel 5, lid 2)
- ernstige ongewenste effecten zonder vertraging melden bij de autoriteiten (artikel 23)
- het aanspreekpunt zijn als een markttoezichthouder vragen stelt
Daarom beoordeelt een serieuze Responsible Person je documenten voordat hij zijn naam op je verpakking laat zetten. Met zijn adres op je etiket staat hij in voor wat er in de fles zit.
Wat je nodig hebt voor de registratie
Voordat een Responsible Person je product kan melden, heb je een compleet Product Information File (PIF) nodig. Artikel 11, lid 2 somt op wat erin hoort:
| Onderdeel van het PIF | Wat het is |
|---|---|
| Productbeschrijving | genoeg detail om het dossier aan één specifiek product te koppelen |
| Cosmetic Product Safety Report (CPSR) | de veiligheidsbeoordeling die artikel 10 en bijlage I vereisen |
| Productiemethode en GMP-verklaring | hoe het product gemaakt wordt, en een verklaring dat dit volgens goede productiepraktijken gebeurt (artikel 8) |
| Bewijs van geclaimde effecten | onderbouwing van wat het etiket of de listing belooft, waar de aard van het product dat rechtvaardigt |
| Gegevens over dierproeven | eventuele dierproeven door jou of je leveranciers voor het product of de ingrediënten |
Naast het PIF vraagt een Responsible Person om de formule en de ingrediëntenlijst, het etiket of ontwerp, en onderbouwing van je claims. Claims moeten voldoen aan Verordening (EU) nr. 655/2013: geen medische of therapeutische claims op een cosmeticaproduct.
Het veiligheidsrapport kost de meeste tijd
Het CPSR moet worden ondertekend door een gekwalificeerde safety assessor: iemand met een universitaire opleiding in farmacie, toxicologie, geneeskunde of een vergelijkbaar vak (artikel 10, lid 2). Je fabrikant kan het niet voor je tekenen, tenzij hij zo iemand in dienst heeft. En een Responsible Person schrijft het ook niet automatisch.
Wat er per onderdeel in het rapport zelf moet staan, lees je in ons artikel over het Cosmetic Product Safety Report.
Bij Westwood beoordelen en bewaren we het PIF en het CPSR, maar we stellen ze niet op. Het veiligheidsrapport regel je met een gekwalificeerde safety assessor, en wij controleren het voordat we het product registreren. Dat zeggen we vooraf, omdat je al snel aanneemt dat het veiligheidsrapport ergens bij zit.
Wil je weten wat we van je nodig hebben? Op onze pagina over de EU Responsible Person voor cosmetica staat wat de dienst omvat en welke documenten je stuurt.
De CPNP-melding als laatste stap
De CPNP-melding is de elektronische registratie van je product bij de Europese Commissie, en die moet gebeuren voordat het product op de markt komt (artikel 13, lid 1). De melding bevat onder meer de productcategorie en naam, de Responsible Person, het land van herkomst, de aanwezigheid van nanomaterialen en bepaalde beperkte stoffen, en de raamformulering die antigifcentra gebruiken voor medische behandeling.
De Responsible Person dient de melding in, en kan dat pas als het PIF compleet is. Het is verleidelijk om CPNP-registratie te zien als een formulier dat je op dag één invult. In werkelijkheid is het de laatste administratieve stap, nadat het veiligheidswerk klaar is.
Wat er per veld in de melding staat, lees je in onze uitleg over de CPNP-melding.
Wat er op het etiket moet
Artikel 19, lid 1 bepaalt welke informatie verplicht op het etiket staat. Voor een geïmporteerd product is dat onder meer:
- naam en adres van de EU Responsible Person
- land van herkomst
- nominale inhoud, in gewicht of volume
- datum van minimale houdbaarheid, of de houdbaarheid na opening
- voorzorgsmaatregelen bij gebruik
- partijnummer
- functie van het product, tenzij die duidelijk is uit de presentatie
- ingrediëntenlijst
Onze EU-contactgegevens komen pas op je verpakking als je product onder onze dienst is geaccepteerd. Druk het adres van een Responsible Person niet af voordat dat is afgesproken; opnieuw verpakkingen drukken is duur.
Eén Responsible Person voor de hele EU
Je hebt één Responsible Person nodig, niet één per land. De aanstelling geldt voor de hele EU-markt, ook als je eerst in één land verkoopt. De producent van arganolie wilde beginnen in Spanje. Dat kan, en dezelfde aanstelling dekt de rest van de EU als hij uitbreidt.
Marktplaatsen controleren dit ook. Amazon en andere platforms vragen cosmeticaverkopers van buiten de EU om de gegevens van hun Responsible Person voordat listings live gaan. Verkoop je via Amazon, lees dan onze gids over verkopen op Amazon in de EU voor de andere documenten die ze vragen.
Waarom dit strenger wordt
Vanaf 9 december 2026 geldt de nieuwe EU-richtlijn productaansprakelijkheid. Een rechter mag dan aannemen dat een product gebrekkig is als een bedrijf relevante documenten niet overlegt. Dat leggen we uit in ons artikel over de EU-richtlijn productaansprakelijkheid, en in ons stuk over leveranciers die nooit een technisch dossier sturen.
Voor cosmetica is het PIF die documentatie. Een Responsible Person die producten accepteert zonder goed dossier, loopt een risico dat hij niet meer kan dragen. Reken erop dat elke serieuze aanbieder vanaf nu strenger naar het dossier kijkt.
Je checklist voordat je een Responsible Person benadert
- Laat voor elk product een Cosmetic Product Safety Report opstellen door een gekwalificeerde safety assessor.
- Stel de rest van het PIF samen: productbeschrijving, productiemethode, GMP-verklaring, bewijs van claims en gegevens over dierproeven.
- Toets je claims aan Verordening (EU) nr. 655/2013.
- Maak je etiket met alle informatie uit artikel 19, met ruimte voor naam en adres van de Responsible Person.
- Wijs de Responsible Person aan met een schriftelijk mandaat en stuur het dossier ter beoordeling.
- Laat de Responsible Person de CPNP-melding doen.
- Breng het product pas daarna op de markt, in je eigen shop of via een marktplaats.
Conclusie
Een EU Responsible Person voor cosmetica is meer dan een adres. Hij bewaart je Product Information File, meldt je product in de CPNP en staat de autoriteiten te woord. Daarom registreert hij een product pas als het veiligheidsrapport en de rest van het dossier in orde zijn. Begin met het CPSR, eindig met de CPNP.
Wij zijn EU Responsible Person voor cosmeticamerken van buiten de EU, voor een onbeperkt aantal producten in één jaarlijkse dienst. Bekijk de dienst en stuur ons je dossier.
Bronnen
- Verordening (EG) nr. 1223/2009 betreffende cosmetische producten, geconsolideerde versie, artikelen 4, 5, 8, 10, 11, 13, 19 en 23 en bijlage I. EUR-Lex.
- Verordening (EU) nr. 655/2013 tot vaststelling van gemeenschappelijke criteria voor de rechtvaardiging van claims voor cosmetische producten. EUR-Lex.
- Richtlijn (EU) 2024/2853 inzake aansprakelijkheid voor producten met gebreken, van toepassing vanaf 9 december 2026. EUR-Lex.
