EU-gemachtigde voor GPSR: zo blijf je compliant wanneer je in de EU verkoopt

In de eerste drie maanden nadat de Algemene verordening productveiligheid (GPSR) op 13 december 2024 van kracht werd, kwamen er veel nieuwe merken bij ons met dezelfde e-mail van Amazon: "Je listings worden binnen 30 dagen opgeschort als je geen EU-contactgegevens voor compliance aanlevert." De meesten wisten niet wat die gegevens waren of waar ze die konden halen. Deze gids is voor die lezer: de fabrikant of online verkoper van buiten de EU die opeens een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig heeft en een duidelijk, praktisch antwoord wil in plaats van nog een theoretisch stuk over compliance.

Je leest wat een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor de GPSR precies doet, wanneer je er een nodig hebt en wanneer niet, hoe onze onboarding stap voor stap verloopt en wat het kost. Waar het helpt, delen we wat we bij echte klanten hebben gezien, geanonimiseerd. Wij zijn Westwood Sourcing uit Breda. We zijn nu EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor meer dan 200 merken van buiten de EU, onder de GPSR, voor medische hulpmiddelen klasse I en voor cosmetica.

Wat is een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger onder de GPSR?

De Algemene verordening productveiligheid (Verordening (EU) 2023/988) vereist dat er voor elk consumentenproduct dat in de EU wordt verkocht een marktdeelnemer in de EU is die wettelijk verantwoordelijk is voor de veiligheids- en compliancetaken. Ben je als verkoper buiten de EU gevestigd, dan is dat meestal een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger die je met een schriftelijk mandaat aanstelt (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988, artikel 16).

In de praktijk is de EU-geautoriseerde vertegenwoordiger je officiële contact in de EU voor drie groepen: marktplaatsen zoals Amazon en Etsy die om compliancegegevens vragen, markttoezichthouders in de EU zoals de NVWA, en consumenten die een verantwoordelijke partij in de EU willen bereiken. De rol omvat het controleren van documenten, contact met autoriteiten, het coördineren van corrigerende maatregelen en het vermelden van EU-contactgegevens op je product of verpakking.

Wil je een uitgebreidere uitleg over het verschil tussen een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger en de variant voor medische hulpmiddelen (EC REP)? Lees dan ons artikel over EU REP en EC REP.

Wie heeft er een nodig?

Dat weet je het snelst aan de hand van drie voorwaarden. Je hebt een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor de GPSR nodig als ze alle drie op jou van toepassing zijn.

Je verkoopt fysieke consumentenproducten in de EU, geen voeding. De GPSR geldt voor bijna alles wat een consument kan kopen: elektronica, speelgoed, kleding, meubels, cosmeticaverpakkingen, gereedschap en huishoudartikelen. Voeding, geneesmiddelen, luchtvaartapparatuur en een paar andere categorieën vallen onder eigen regels.

Je bent buiten de EU gevestigd. Staat je bedrijf ingeschreven in de VS, het VK, Canada, Australië, China of een ander land buiten de EU, dan heb je een verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU nodig. Verkoop je vanuit Noorwegen of Zwitserland, dan geldt dat hier ook als buiten de EU.

Je hebt nog geen EU-importeur of fulfilmentpartij die deze rol op zich neemt. Soms is een bestaande partner al je marktdeelnemer in de EU, omdat die je goederen fysiek importeert of omdat die het mandaat schriftelijk heeft aangenomen. Kijk dat na in het contract, want de meeste expediteurs en 3PL's (logistieke dienstverleners) weigeren deze rol uitdrukkelijk.

Ben je zelf de importeur in de EU, dan heb je geen EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig, maar draag je de verplichtingen zelf. Hier lees je wat dat betekent.

Gelden ze alle drie, dan heb je een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger nodig. Geldt er één niet, dan heb je er waarschijnlijk geen nodig en gooi je geld weg als je er toch een neemt. Twee situaties die we vaak zien: bij dropshipping vanuit China zonder enige schakel in de EU geldt de verplichting nog steeds als de consument in de EU zit. En verkoop je via de EU-marktplaatsen van Amazon, dan geldt hij bijna altijd, ook als je het product zelf nooit ziet of aanraakt.

Wat onze dienst als EU-geautoriseerde vertegenwoordiger precies doet

Verkopers van buiten de EU zien een EU-geautoriseerde vertegenwoordiger vaak als "een stempel op papier" of "een adres voor op het etiket". Het is meer dan dat. Dit regelen we onder het GPSR-mandaat voor onze ruim 200 klanten.

Vast contact voor marktplaatsen. Vraagt Amazon, Etsy, TikTok Shop of Alibaba om EU-compliancegegevens, dan komen onze naam en ons adres in je listing. We hebben de antwoorden klaarliggen, zodat jij niet met een supportteam in een andere tijdzone over formulieren hoeft te mailen.

Vast contact voor EU-autoriteiten. Heeft de NVWA, de Duitse BAuA, de Franse DGCCRF of een andere markttoezichthouder een vraag, dan nemen ze contact met ons op. Wij sturen het verzoek naar je door, vertalen en verduidelijken wat ze nodig hebben en coördineren het antwoord.

Controle van documenten. We controleren of je productveiligheidsdocumenten (testrapporten, technisch dossier en waar nodig de EU-conformiteitsverklaring) er zijn en compleet zijn, voordat er iets misgaat. We stellen de documenten niet zelf op, maar kijken of ze er zijn.

Hulp bij terugroepacties en corrigerende maatregelen. Blijkt een product onveilig of krijgt het een melding, dan helpen we het antwoord te coördineren: de juiste autoriteiten informeren, veiligheidswaarschuwingen publiceren en de communicatie met winkels regelen. Niemand rekent erop, maar als het gebeurt, wil je dat het snel gaat.

Contactgegevens op het product. De GPSR vereist duidelijke EU-contactgegevens op het product, de verpakking of een bijgevoegd document. Wij geven je de exacte tekst en opmaak die je moet toevoegen.

Eén mandaat voor alle 27 EU-lidstaten. Je hebt niet in elk land een aparte vertegenwoordiger nodig. Eén schriftelijk mandaat bij ons geldt voor Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje, Nederland en elke andere EU-lidstaat (bron: EUR-Lex, Verordening (EU) 2023/988).

Een echt voorbeeld: Amerikaanse speelgoedverkoper, drie weken voor opschorting

Een van onze klanten, een Amerikaans speelgoedmerk voor kinderen, nam begin januari 2025 contact met ons op. Amazon had gedreigd hun EU-listings binnen 21 dagen op te schorten als ze geen geldig contact voor de EU Responsible Person aanleverden (zo noemt Amazon de verantwoordelijke partij in de EU).

Dag 1: Ze vulden ons intakeformulier in en stuurden hun bestaande productveiligheidsdocumenten mee, plus hun verkopers-ID bij Amazon. We bevestigden dat de GPSR gold voor hun producten (speelgoed valt er altijd onder) en dat geen bestaande EU-partner de rol al had.

Dag 2: We tekenden het schriftelijke mandaat, zetten ze in ons klantenregister en gaven ze de exacte EU-contacttekst voor hun Amazon-listings en de verpakking van hun producten.

Dag 4: Ze zetten onze naam en ons adres in Breda als EU Responsible Person in hun Amazon-listings. Amazon keurde de gegevens binnen 48 uur goed en de dreigende opschorting was van tafel.

Week 3: De NVWA stuurde ons een routineverzoek om documenten voor een van hun producten. We haalden het testrapport volgens EN 71 (de Europese norm voor speelgoedveiligheid) uit het dossier dat de klant met ons had gedeeld, stuurden het naar de NVWA en rondden het verzoek binnen vier werkuren af. De klant in Californië ging net lunchen en hoefde er niets voor te doen.

Tijd die de klant er in die drie weken aan kwijt was: ongeveer 90 minuten. Totale kosten: 150 EUR voor het eerste jaar. Dat is het resultaat waar we naar streven.

Onboarding in 5 stappen

Het opzetten kost je hooguit een halve dag. Zo werken we met elke nieuwe klant.

1. Intake en controle van je productcategorie. Je laat weten wat je verkoopt, waar je het verkoopt en welke compliancedocumenten je al hebt. Wij bevestigen dat de GPSR geldt en dat ons mandaat je categorieën dekt.
2. Schriftelijk mandaat. We sturen je een mandaat van één pagina. Jij tekent, wij tekenen ook. Daarmee stel je Westwood Sourcing officieel aan als je EU-geautoriseerde vertegenwoordiger onder de GPSR.
3. Pakket met EU-contactgegevens. Je krijgt de exacte tekst voor op je product, verpakking of bijgevoegde documenten, plus precies wat je invult op Amazon, Etsy, Alibaba of je eigen site.
4. Toegang tot je documenten. Je geeft ons toegang tot je productveiligheidsdossier (testrapporten, waar nodig de conformiteitsverklaring, risicoanalyse). We controleren of het compleet is en geven aan wat er nog ontbreekt.
5. Listings en etiketten bijwerken. Je zet het nieuwe EU-contact in je listings op marktplaatsen en op je productetiketten. Vanaf dat moment ben je gedekt.

Stap 1 tot en met 3 kunnen op dezelfde dag. Stap 4 duurt meestal een week, omdat de meeste klanten documenten moeten opvragen bij hun fabriek of vorige complianceleverancier. Hoe lang stap 5 duurt, hangt af van hoeveel listings je hebt.

Prijzen en wat je krijgt

Onze dienst als EU-geautoriseerde vertegenwoordiger voor de GPSR kost een vast bedrag per jaar.

Er zijn geen toeslagen per SKU, geen verborgen kosten voor verzoeken van autoriteiten en geen extra kosten als je een nieuwe marktplaats toevoegt. Wordt een compliancekwestie zo groot dat die buiten de normale vertegenwoordiging valt (bijvoorbeeld een volledige terugroepactie met coördinatie ter plaatse in meerdere landen), dan bespreken we dat vooraf apart.

Voor medische hulpmiddelen (klasse I) en cosmetica hebben we aparte diensten met een eigen prijs. Je vindt ze allebei in onze shop.

Wanneer onze dienst niet bij je past

We zijn niet voor iedereen de juiste EU-geautoriseerde vertegenwoordiger, en dat zeggen we ook eerlijk. In deze situaties verwijzen we je door naar een andere partij.

Je verkoopt medische hulpmiddelen in klasse IIa of hoger, of hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek. Daarvoor heb je een EC REP nodig onder de MDR of IVDR, met ervaring in die klasse hulpmiddelen. Onze dienst voor medische hulpmiddelen klasse I dekt geen hogere klassen.

Je bent al gedekt door een EU-importeur die de rol van verantwoordelijke marktdeelnemer schriftelijk heeft aangenomen. Dan heb je ons niet nodig en bespaar je die 150 EUR.